Pengorganisasian dan Struktur Organisasi

PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

              Aspek utama dalam organisasi yaitu departementalisasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.

Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :
1. Adanya tujuan bersama
2. Adanya kerjasama dua orang atau lebih
3. Adanya pembagian tugas
4. Adanya kehendak untuk bekerja sama

      Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :
1. Strategi organisasi, menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan komunikasi dapat disusun diantara manajer dan pekerja.
2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.
3. Mempertimbangkan kemampuan dan cara berpikir para anggota, kebutuhan mereka, dan lingkungan sekitar dalam penyusunan struktur perusahaan.
4. Besarnya satuan organisasi dan satuan kerja, karena semakin besar ukuran organisasi strukturnya akan semakin kompleks.

      Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
1. Spesialisasi kegiatan: spesifikasi tugas individu dan kelompok dan penyatuan tugas menjadi satuan kerja.
2. Koordinasi kegiatan: prosedur agar individu melakukan tugas sesuai tanggung jawabnya.

3. Standarisasi kegiatan: prosedur yang dilaksanakan untuk menjamin terlaksananya kegiatan.
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan untuk menentukan letak kekuasaan pembuat keputusan.
5. Ukuran satuan kerja: menunjukkan jumlah karyawan.

MEMBANGUN ORGANISASI

A.       MERANCANG PEKERJAAN

      Keseluruhan tugas dibagi menjadi bagian yang lebih kecil.

      Keuntungan:

pekerja yang melaksanakan tugas yang sederhana akan menjadi lebih ahli

mudah mengembangkan peralatan

waktu perpindahan antartugas menurun

biaya untuk penggantian karyawan lebih murah karena tidak perlu training yang berat

B.       DEPARTEMENTALISASI (DEPARTEMENTATION)

Departementalisasi: Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan

Efesiensi kerja tergantung pada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Macam bentuk departementasi yaitu :
1. Departementasi Fungsional
Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi.

Kebaikan	Kelemahan
· Menjaga stabilitas kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama; · Melalui spesialisasi pekerjaan lebih efisien; · Memusatkan keahlian organisasi; · Memungkinkan pengawasan manajemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.	• Menciptakan konflik antar fungsi; • Kemacetan pelaksanaan tugas karena harus menunggu fungsi lain selesai sebelum melanjutkan pada fungsi selanjutnya; • Individu hanya berpusat pada tugasnya; • Anggota memiliki pandangan sempit serta kurang inovatif.

2. Departementalisasi Divisional
Membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

3. Departemensi Proyek

Departementalisasi ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikkan-kebaikkan dari divisi fungsional dan divisional (hybrid design).

Organisasi Proyek Murni
• Proyek-proyek dilakukan terpisah dan organisasi induk.
• Menjadi organisasi tersendiri dengan staf  teknis dan administrasi yang terpisah dari ikatan dengan organisasi induk.

• Menyusun laporan kemajuan atau kegagalan secara periodik mengenai proyek.
• Manajer proyek bisa melakukan pembangunan sumber daya dari luar berupa sub kontraktor atau supplier apabila sumberdaya tersebut tidak bisa dikendalikan dalam organisasi.

Memilih Bentuk Organisasi Proyek
• Frekuensi adanya proyek baru sejauh mana perusahaan induk tersebut terlibat dengan aktivitas proyek.
• Berapa lama proyek berlangsung
• Tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan sumberdaya yang dibutuhkan.
• Jumlah bidang fungsional yang terlibat dalam proyek dan bagaimana ketergantungannya.

Kelebihan

Kelemahan

• Manajer proyek mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek. • Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggungjawab terhadap manajer proyek. • Rantai komunikasi semakin mudah (dilakukan secara langsung antara manajer proyek dengan eksekutif) • Karena kewenangan terpusat, kemampuan untuk membuat keputusan bisa cepat dilakukan. • Bentuk ini cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan. • Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek.

• Terjadi duplikasi usaha dan fasilitas bila setiap proyek akan mengusahakan sumberdaya masing-masing. • Menambah biaya karena biasanya akan berdiri sendiri dengan staf yang penuh. • Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib pekerja proyek yang ada. • Ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alasan “memenuhi permintaan klien”.

4. Departementalisasi Matriks.

Pada prinspinya sama dengan system proyek tetapi karyawan mempunyai dua atasan yang berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama (aliran secara vertical) berasal dari departementalisasi fungsional. Kedua (rantai perintah lateral atau horizontal) wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrix dalam lalu-lintas aliran wewenang.

Kebaikkan	Kelemahan
• Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional. • Mengembangkan kreativitas karyawan serta fleksibilitas kepada organisasi. • Memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan. • Menstimulasi kerjasama, displin dan mempermudah kegiatan perusahaan.	• Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif • Memerlukan koordinasi antara aliran wewenang secara vertikal dan horisontal. • Memerlukan lebih banyak keterampilan antar pribadi. • Biaya mahal untuk diimplentasikan. • Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan

            Semakin besar perusahaan maka semakin memungkinkan untuk menggunakan 4 departementalisasi.

C.       MENCIPTAKAN HUBUNGAN PELAPORAN

      Rentang manajemen atau rentang kendali adalah kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi dengan bawahan yang melapor kepadanya. Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan oleh seorang manajer.

      Hubungan rentang manajemen dan koordinasi:

“Semakin besar jumlah rentang, semakin sulit untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan bawahan secara efektif”.

Pentingya penentuan rentang manajemen:

1.      Rentang manajemen mempengaruhi manajer dalam mengevaluasi efektivitas dan efisiensi pelaksaan kerja dari bawahan. Telalu melebarnya rentang berarti manajer mengendalikan jumlah bawahan yang besar sehingga menyebabkan tidak efisien. Sebaliknya jika rentang terlalu sempit dapat menyebabkan manajer tidak digunakan sepenuhnya.

2.      Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi. Semakin sempit rentang manajemen, struktur organisasi akan berbentuk “ tall “ dengan banyak tingkatan pengawasan di antara manajemen puncak dan tingkat paling rendah. Sedangkan rentang menajemen yang melebar akan mengahasilkan struktur yang berbentuk “ flat “ yang berarti tingkat manajemen semakin sedikit dan akan mempengaruhi efektifitas manajer di semua tingkatan.

      Rentang Manajemen Lebar Versus Sempit

      Faktor yang Mempengaruhi Rentang Manajemen

1)   Kesamaan fungsi-fungsi: Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok kerja, rentangan semakin melebar.

2)   Letak geografis : Semakin dekat kelompok kerja ditempatkan, rentangan semakin melebar.

3)   Tingkat koordinasi pengawasan: semakin sedikit kebutuhan koordinasi, rentangan semakin melebar.

4)   Perencanaan yang dibutuhkan manajer: semakin sedikit perencanaan, rentangan semakin melebar.

D.       MENDISTRIBUSIKAN OTORITAS/ WEWENANG

      Otoritas/wewenang

Merupakan kekuasaan yang disahkan dalam organisasi meliputi hak untuk melakukan sesuatu terkait pencapaian tujuan organisasi.

      Struktur lini dan staf

Lini: mencerminkan pekerjaan pokok organisasi karena menjalankan sejumlah fungsi dasar meliputi produksi, pemasaran dan keuangan. Setiap orang mempunyai hubungan pelaporan hanya dengan satu atasan sehingga ada kesatuan perintah.

Staf: individu yang fungsi utamanya adalah memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini. Karyawan staf tidak terlibat secara langsung dalam kegiatan utama organisasi.

Staf fungsional: hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan lini.apabila dilimpahi wewenang fungsional oleh manajemen puncak seorang staf spesialis memiliki hak untuk memerintah satuan lini sesuai kegiatan fungsional.

      Pendelegasian

Yaitu proses pelimpahan sebagian atau semua beban kerja oleh manajer kepada orang lain.

Sehingga seseorang dapat memiliki wewenang meskipun ia tidak memiliki kekuasaan karena adanya pendelegasian.

Desentralisasi: mendelegasikan kekuaasaan kepada manajer bawahan

Sentralisasi: mempertahankan kekuasaaan dan otoritas di tangan manajer puncak

E.        MEMBEDAKAN ANTAR POSISI

      Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan dalam waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang sesuai sasaran.

        Koordinasi bertujuan untuk memberikan lokasi kegiatan pada anggota agar kegiatan itu dilaksanakan dengan tanggungjawab.

Tiga macam saling ketergantungan di antara satuan- satuan organisasi, yaitu :

1)      Saling ketergantungan yang menyatu ( Pooled interdependence ). Apabila satuan-satuan  organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja untuk hasil akhir.

2)      Saling ketergantungan yang berurutan ( sequential interdependence ), dimana suatu satuan organisasi harus pekerjaannya terlebih dahulu sebelum satuan lain bekerja.

3)      Saling ketergantungan timbal balik ( reciprocal interdependence ), merupakan hubungan memberi dan menerima antara satuan organisasi.

Misal: tenaga kerja operasional akan membutuhkan tenaga pemeliharaan ketika ada barang yang rusak, namun tenaga pemeliharaan tidak akan berfungsi apabila tidak ada suatu pengoperasian.

DEWI ENDAH PUSPITANINGRUM

1C/ 10

NPM: 133010004247