Pengawasan

A.      PENGERTIAN

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

B.      TIPE-TIPE PENGAWASAN

Donnelly (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu :

1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).

Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan Pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.

Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi-deviasi pada kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan pada organisasi-organisasi. Sumber-sumber daya ini harus memenuhi syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang bersangkutan.

Dengan ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya perilaku yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di masa depan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan-­kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman yang baik untuk tindakan masa mendatang.

Pengawasan pendahuluan meliputi; Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia, Pengawasan pendahuluan bahan-bahan, Pengawasan pendahuluan modal dan Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya financial.

2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)

Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.

Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:

·        Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode­-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.

·        Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

3. Pengawasan Feed Back (feed back control)

Pengawasan Feed Back yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.

Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:

·  Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

·  Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis)

·  Pengawasan Kualitas (Quality Control)

·  Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

C.      TAHAP-TAHAP PROSES PENGAWASAN

1. Tahap Penetapan Standar

Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :

a. standar phisik

b. standar moneter

c. standar waktu

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan  mengapa bisa terjadi demikian,  juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.

5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:

a. Menetapkan Standar

Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.

b. Mengukur Kinerja

Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.

c. Memperbaiki Penyimpangan

Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:

1.      Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.

2.      Mengukur pelaksanaan.

3.      Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.

4.      Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.

D.      PENTINGNYA PENGAWASAN

Suatu prganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :

1. Perubahan lingkungan organisasi

Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

2. Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

3. Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan

Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

4. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.

5. Komunikasi

6. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

E.       PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN

Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:

1. Merumuskan hasil yang di inginkan

Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.

2. Menetapkan penunjuk hasil

Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan: Pengukuran input, Hasil pada tahap awal, Gejala yang dihadapi

3. Kondisi perubahan yang diasumsikan

Menetapkan standar penunjuk dan hasil .Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.

4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik

Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.

5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa proses pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen.

F.       BIDANG-BIDANG PENGAWASAN STRATEGIK      

Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :

1. Transaksi Keuangan

2. Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

3. Manajemen Kas (Cash Management)

4. Pengelolaan Biaya (Cost Control)

G.      ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL

Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :

1. Manajemen Pengecualian (Management by Exception)

Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.

2. Management Information System (MIS)

MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif. MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu : Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah,  Tahap desain konseptual, Tahap desain terperinci, Tahap implementasi akhir.

Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :

a.      Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan

b.      Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system

c.      Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi

d.      Adanya pengujian pendahuluan

e.      Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system

Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :

a.      Pengawasan terhadap kegiatan yang benar

b.      Tepat waktu dalam pemakainya

c.      Menekan biaya secara efektif

d.      System yang digunakan harus tepat dan akurat

e.      Dapat diterima oleh yang bersangkutan

3. Analisa Rasio

Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.

4. Penganggaran

Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.

Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.

Sumber : http://denihasri.blogspot.com/2013/06/makalah-fungsi-pengawasan-dalam.html

Cahaya Reamala Purwanto

133010004128

Kepemimpinan

Kepemimpinan (Leadership)

      Kepemimpinan :

ü  Proses seorang pemimpin yang diharapkan akan dapat mempengaruhi orang lain atau proses suatu transaksi sosial untuk mencapai tujuan.

Unsur – unsur yang termasuk dalam kepemimpinan :

1.       Orang yang mempengaruhi

Sosok individu yang mampu memberikan arahan serta mengambil inisiatif tindakan yang sesuai bagi tujuan organisasi tersebut, contoh: Manager di dalam sebuah perusahaan

2.      Orang yang dipengaruhi.

Individu yang akan diarahkan atau diberikan petunjuk oleh sosok pimpinan.

3.      Adanya sifat atau prilaku tertentu

Sifat atau prilaku tertentu yang dimiliki oleh seorang pimpinan yang dapat mendorong dan mempengaruhi.

4.     Adanya Situasi dan Kondisi tertentu

Situasi kondisi yang memungkinkan terlaksananya kepemimpinan, ada 2 macam yaitu situasi kondisi di dalam organisasi dan situasi kondisi diluar organisasi yaitu lingkungan secara keseluruhan.

Kepemimpinan berperan sangat penting dalam manajemen karena unsur manusia merupakan variabel yang teramat penting dalam organisasi. Tanpa kepemimpinan yang baik, hal-hal yang telah ditetapkan dalam perencanaan dan pengorganisasian tidak akan dapat direalisasikan. Kepemimpinan sangat diperlukan agar semua sumberdaya yang telah diorganisasikan dapat digerakkan untuk merealisasikan tujuan organisasi. Segala pikiran dan perkataannya harus merefleksikan filosofi kualitas yang diterapkan perusahaan.

 Adapun metode mempengaruhi dapat berupa :

1.       Kekuatan fisik

Dimana adanya peranan dominan atas kekuatan yang dimiliki yang mungkin bisa mengintervensi atau pun mempengaruhi individu – individu.

2.      Penggunaan sanksi

Dengan adanya kemampuan untuk memberikan sanksi, maka dengan sanksi – sanksi tersebut, baik ringan atau berat dapat merubah dan mempengaruhi keinginan dari individu mereka akan berpikir untuk dipimpin.

3.      Usaha menunjukkan keahlian

Dengan keahlian baik itu di bidanag apapun yang mampu digunakan dihadapan orang banyak maka akan mampu membuat individu – individu menghormati keahlian itu, bahkan terpengaruh untuk dipimpin karena mempunyai keahlian tertentu tersebut.

4.     Kharisma (daya tarik) 

Umumnya diketahui bahwa pemimpin yang demikian mempunyai daya tarik yang amat besar dan karenanya pada umumnya mempunyai pengikut yang jumlahnya yang sangat besar, meskipun para pengikut itu sering pula tidak dapat menjelaskan mengapa mereka menjadi pengikut pemimpin itu.

           

      Ciri – ciri ideal dari seorang pemimpin :

 

      Hakekat Kepemimpinan :

ü  Dalam kepemimpinan, orang yang dipengaruhi lambat laun akan selalu saling mempengaruhi, sehingga terjadilah hubungan pemimpin dan pengikut (leader Followerrelation).

ü  Hakikat  kepemimpinan  adalah bahwa  atasan mempengaruhi perilaku orang lain dan dalam kerjanya dengan menggunakan kekuasaan. Dimana kekuasaan adalah kemampuan seseorang yang bersangkutan mengerjakan apa  yang dikehendaki. 

Dalam model kepemimpinan, ada  Kepemimpinan formal, yang terjadi karena manajer  mengarahkan  berstandar  pada wewenang formal sedang Kepemimpinan informal terjadi karena seseorang yang tanpa wewenang formal berhasil mempengaruhi perilaku orang lain.

      Sumber Kekuasaan dan Penerimaan Pengarahan :

Seseorang punya peranan sebagai pemimpin karena mempunyai kekuasaan Sumber kekuasaan adalah dari kedudukan yang berupa imbalan, paksaan, dan hukuman, serta dari orang berupa keahlian dan rujukan. Orang menerima (teori penerimaan)  atau acuh tak acuh  (indiferent) atas segala sesuatu yang mereka harus lakukan dan mereka tunduk untuk melaksakannya dan tak dapat menyatakan tidak (berbuat tak menurut) pada wewenang yang lebih tinggi

Oleh karena itu syarat seseorang diterima pengarahannya :

1. Jangan menyiakan wewenang formal

2. Jangan takut menciptakan kewajiban pada seseorang

3.  Ciptakan rasa bergantung seseorang pada anda

4.  Manfaatkan keahlian yang dimiliki

5.  Berikan kesempatan orang lain menghargai anda.

      Tipe Kepemimpinan :

Dari studi berbagai tipe kepemimpinan muncul:

1. pendekatan sifat (fokus: pada karakteristik pribadi pemimpin)

2. pendekatan perilaku (fokus: pada perilaku pemimpin dihadapkan dengan pengikutnya)

3. pendekatan situasional (fokus: pada kesesuaian antara perilaku pimpinan dengan karakteristik situasional).

Teori lain, yaitu teori jalur tujuan menyatakan bahwa ada :

1.  kepemimpinan direktif; memberitahu bawahan memberikan arahan, memberikan jadwal, dan mempertahankan standar kinerja;

2. kepemimpinan yang mendukung, yang memperhatikan bawahan, semua diperlakukan sama, semua teman dan mudah didekati

3.  kepemimpinan yang berorentasi pada hasil yang menetapkan tujuan  yang menantang, mengharapkan bawahan bekerja keras, mengharapkan selalu penyempurnaan

4. kepemimpinan partisipatif yang selalu berkonsultasi dg bawahan memperhatikan saran bawahan sebelum mengambil keputusan.

Beberapa teori yang muncul mengenai kepemimpinan. Teori jenis kepemimpinan dari penelitian Universitas di IOWA :

1.      Autocratic , yaitu keputusan semuanya banyak atau diambil dan diputuskan oleh atasan selalu.

2.      Democratic, yaitu kepemimpinan yang banyak melibatkan pihak organisasi dan ada umpan balik.

3.      Laissezpare, yaitu dimana manajemen manajerial lepas tangan, semua keputusan karyawan yang tentukan.

Teori jenis kemimpinan dari penelitian Universitas di Ohio :

1.      Initiating, yaitu memimpin berdasarkan struktur yang ada, tugas yang ada tanpa ada improvisasi

2.      Consideration, yaitu sejauh mana pemimpin peduli kesejahteraan kelompok, adanya hubungan interpersonal dalam memimpin.

Sebagai info, Tokoh – Tokoh Yang Berhasil Memimpin dalam Bidang Yang Dikuasainya :

Bill Gates – Pemimpin Dari Microsoft

Tony Fernandes- pimpinan Air Asia

Djoko widodo – Walikota Terbaik dunia

Chairil Anwar – Satrawan Indonesia

Matt Mullenweg – Pendiri Wordpress

Mark Zuckerbeg -  Pendiri Facebook

Bob Sadino – Pengusaha Sukses Indonesia

                              

Ada banyak materi serta definisi, pengembangan gaya kepemimpinan serta metode – metode yang ditemukan para ahli. Pemimpin tidak bermakna tanpa bawahan, dan bawahan tak dapat terarah tanpa pimpinan, 2 komponen yang saling bersinergi. Betapa pentingnya arti kepemimpinan dalam manajemen organisasi.

Hanya itu yang mampu saya tuliskan pada sub bagian ini, semoga akan bermanfaat buat kita semua.

SUMBER :

Persentasi PPT. Manajemen Tatap Muka 7-8, Dosen Koordinator Stan 2013.

http://www.belajarpraktis.com/2013/08/24/peran-kepemimpinan-dalam-manajemen.html

http://www.slideshare.net/sarianadowanx/makalah-kepemimpinan. http://kepemimpinanibd.blogspot.com/

HERU FIDRIANSYAH

Kelas I – C KBN

NPM : 133010004198