Pengawasan dalam Manajemen

v  PENGERTIAN PENGAWASAN

Pengawasan adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan organisasi atau perusahaan tercapai. Pengawasan membantu penilaian apakah perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengarahan telah dilaksanakan secara efektif.

Definisi pengawasan menurut R.J. Mockler adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan, dan mengambil tindakan koreksi bila diperlukan.

v  TIPE-TIPE PENGAWASAN

Terdapat  tiga tipe pengawasan, yaitu (1) pengawasan pendahuluan, (2) pengawasan tengah berjalan, dan (3) pengawasan umpan balik (akhir)

§  Pengawasan pendahuluan (feedforward control)

Pengawasan sebelum terlaksananya suatu kegiatan ( steering control )

§  Pengawasan tengah berjalan (concurrent control)

Pengawasan yang dilakukan ketika kegiatan sedang berlangsung (Ya-Tidak, screening control)

§  Pengawasan umpan balik (feedback control)

Mengukur hasil dari suatu kegiatan yang telah usai (past-action control)

v  TAHAP-TAHAP PENGAWASAN

§  Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang  digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum, yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu

§  Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

§  Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan laporan, metode, pengujian, dan sampel.

§  Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya
mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.

§   Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada
perbaikan dalam pelaksanaan.

v  PENTINGNYA PENGAWASAN

§  Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb.

§  Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

§  Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

§  Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.

§  Komunikasi

§  Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

v  PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN

§  Merumuskan hasil yang diinginkan

§  Menetapkan petunjuk (predictors) hasil

·         Pengukuran masukan

·         Hasil-hasil pada tahap-tahap permulaan

·         Gejala-gejala

·         Perubahan dalam kondisi yang diasumsikan

§  Menetapkan standar petunjuk dan hasil

§  Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik

§  Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

v  BIDANG PENGAWASAN STRATEGIK

A.Transaksi Keuangan

1.Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.

2.Manajemen Kas (Cash Management)

3.Pengelolaan Biaya (Cost Control)
B.Hubungan Manajer dan Bawahan

Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.
C.Operasi-operasi Produktif 

v  ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL

1)      Manajemen Pengecualian (Management by Exception)

Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.

2)      Management Information System (MIS)

MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan criteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan

v  KARAKTERISTIK PENGAWASAN

1.      Akurat

2.      Tepat waktu

3.      Objektif dan menyeluruh

4.      Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik

5.      Realistik secara ekonomi

6.      Realistik secara organisasional

7.      Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi

8.      Fleksibel

9.      Bersifat petunjuk

10.  Dapat diterima anggota ORGANISASI

Arizal Yuwana

133010004135

1-C