Cara Menumbuhkan Rasa Percaya Diri

Percaya Diri memberikan kita kebebasan untuk melakukan kesalahan dan mengatasi dengan kegagalan tanpa membuat diri kita tidak berharga.Jika memiliki rasa percaya diri, secara tidak langsung dapat meningkatkan rasa percaya diri kepada orang lain juga.

Percaya diri adalah suatu rasa yang dekat dengan keberhasilan seseorang tapi jangan terlalu ke PD-an juga.Mari kita mulai proses membangun rasa Percaya Diri.

1. Kenali rasa ketidaknyamanan Anda
Bisa muncul karena jerawat di muka Anda, selalu menyesali, tidak nyaman pada teman-teman Anda. Memberikan nama pada sesuatu hal yang dapat membuat Anda merasa tidak berharga, malu atau rendah dapat membantu melawan hal-hal tersebut. Anda bisa menuliskan pikiran Anda pada sehelai kertas dan ini dapat membuat perasaan Anda lebih ringan dan bahagia.Ingat tidak ada seorang pun yang sempurna. Orang-orang disebelah Anda mungkin juga memiliki banyak rasa ketidaknyamanan yang sama dengan Anda. Jika dengan menuliskan masalah Anda tidak cukup membantu, Anda bisa membicarakannya dengan teman dekat Anda atau seseorang yang Anda cintai. Membagi pikiran Anda akan menolong meringankan beban yang Anda tanggung sendiri.
2. Kenali kesuksesan Anda
Tidak jadi soal seberapa besar perasaan ketidaknyamanan Anda, Tuhan telah memberkahi diantara kita dengen suatu bakat tertentu. Temukan sesuatu hal yang Anda ahli dan jago di bidang itu dan fokuslah untuk mengembangkannya.Rendah diri adalah pernyataan pikiran yang mendeklarasikan diri Anda sebagai Korban.jangan biarkan diri Anda menjadi Korban.
3. Bersyukurlah atas apa yang Anda miliki
waktu membuktikan akar dari perasaan ketidaknyamanan dan tidak percaya diri adalah perasaan selalu tidak cukup atas kepemilikan sesuatu, apakah itu pengakuan emosional, keberuntungan, uang, dll. Dengan mengakui dan menghargai apa yang kita miliki, Anda dapat melawan perasaan tidak utuh dan tidak puas. Menemukan kedamaian dalam diri akan membangkitkan percaya diri Anda.
4. Selalu berpikiran postif
Hindari mendapatkan rasa kasihan dan simpati dari orang lain. jangan pernah membuat orang lain memiliki rasa rendah terhadap Anda, mereka bisa merasa sepert itu hanya dengan seijin Anda. Jika Anda terus menerus benci dan merendahkan diri Anda sendiri, orang akan melakukan dan menilai Anda seperti itu. Anda harus berbicara positif tentang diri Anda,tentang masa depan Anda, dan tentang kemajuan Anda.Jangan pernah takut menunjukkan kekuatan dan qualitas Anda pada orang lain.
5. Berpakaian rapi
Walaupun pakaian tidak membuat orang lebih berkualitas, tapi dapat mempengaruhi cara berpikir kita terhadap diri kita sendiri. Ketika kita tidak terlihat bagus, maka perasaan Anda juga tidak bagus.dan ini dapat merubah cara Anda membawa diri Anda sendiri dan berinteraksi dengan orang lain. Ini bukan berarti Anda harus menyediakan uang yang banyak untuk belanja baju.Daripada membeli banyak pakaian murah, lebih baik membeli beberapa baju dengan kualitas tinggi. Dalam jangka waktu yang lama juga akan menghemat pengeluaran, sebab baju yang lebih bagus dan sedikit lebih mahal akan lebih kuat dibandingkan baju yang jelek dengan harga yang murah.
6. Berjalan dengan cepat
Gaya berjalan sangat berbicara banyak tentang kepribadian Anda. apakah lambat?seperti kelelahan?menyakitkan? atau enerjik? orang dengan rasa percaya diri bagus akan berjalan lebih cepat. Mereka memiliki tempat yang harus dituju, orang yang harus ditemui, pekerjaan penting yang harus dilakukan.Anda dapat meningkatkan kecepatan langkah jalan Anda. Berjalan 25% lebih cepat dari sebelumnya akan dapat membuat Anda terlihat dan merasa lebih penting.
7. Berikan pujian kepada orang lain
Ketika berpikir negatif tentang diri kita, kadang kita juga melakukan hal yang sama pada orang lain dalam bentuk hinaan dan gosip. Hindari bergosip ria yang mana dapat menusuk diri Anda sendiri dan berusaha memberikan pujian pada orang-orang disekitar Anda. Dalam prosesnya, Anda akan menjadi disukai dan dapat membangun rasa percaya diri. Dengan melihat sisi yang terbaik dari orang lain,secara tidak langsung membawa hal yang terbaik pada diri sendiri.
8. Duduk di bangku paling depan
Orang-orang "Aliran belakang" mungkin dapat bersenang-senang di sekolah atau di kuliah pada saat duduk di belakang, tapi itu tidak akan memberikan dorongan untuk membangun rasa percaya diri. Jangan pernah takut untuk diperhatikan. Dengan memutuskan untuk duduk di baris depan,Anda dapat menghilangkan ketakutan yang tak beralasan karena diperhatikan dan dapat membangun kepercayaan diri Anda.
9. Berbicaralah dan Tersenyumlah
Penelitian membuktikan banyak orang takut berbicara atau bertanya pada grup diskusi atau acara umum. Mereka takut akan dinilai orang lain karena berbicara sesuatu yang konyol. Padahal, orang kebanyakan lebih menerima daripada yang kita bayangkan. Kenyataannya kebanyakan orang memiliki ketakutan yang sama persis. Dengan berusaha berbicara setidaknya sekali di setiap diskusi kelompok, Anda akan menjadi pembicara yang bagus, lebih percaya diri tentang pikiran Anda, dan akan dikenali sebagai leader oleh rekan-rekan Anda. Selain itu,jangan lupa juga untuk selalu tersenyum, coba untuk tersenyum sesering mungkin. Orang selalu menyenangi wajah yang penuh senyum. Orang akan selalu welcome jika kontak dengan Anda. Wajah yang selalu tersenyum akan selalu menerima kehangatan dan rasa sayang. Penerimaan yang baik dari orang lain akan meningkatkan rasa percaya diri kita.
10. Berolahraga
Pikiran yang sehat muncul dari badan/ fisik yang sehat pula. Jika Anda dalam kondisi fit, Anda akan memiliki energi positif. Jika Anda tidak fit, Anda akan merasa tidak menarik. Ini akan menyebabkan kemerosotan akhlak. Sedikit disiplin dalam hidup Anda dapat membantu banyak dalam pencapaian rasa percaya diri Anda yang lebih tinggi.

Namun terkadang kita harus memunculkan rasa percaya diri dengan cepat ,tips yang dapat meningkatkan rasa percaya diri anda dengan cepat dalam hitungan detik :

1.       Tersenyum.Tersenyum merupakan tips 1 detik jika anda merasa gugup dan tidak percaya diri.

2.       Tatap Mata Lawan Bicara Anda .Sama halnya dengan tersenyum, tataplah mata semua orang di dalam ruangan. Berikan senyum anda dan dapat dipastikan mereka akan membalas senyuman anda; dan senyum yang diberikan orang lain dapat meningkatkan rasa percaya diri anda dengan cepat.

3.        Ubahlah Suara Dalam Diri Anda .Kebanyakan dari kita memiliki suara dalam diri yang mengatakan bahwa kita bodoh, tidak cukup mampu, terlalu gendut, kurus, berisik, pendiam, dll. Kemampuan merubah suara di dalam diri anda merupakan kunci untuk memperoleh kepercayaan diri dari dalam. Buat suara dalam diri anda menjadi teman pendukung yang paling mengenal anda dan mengetahui bakat anda.

4.       Lupakan Standar Yang Ditetapkan Orang Lain .Terlepas dari situasi yang membuat anda mengalami krisis percaya diri, anda bisa membantu diri anda sendiri dengan berpegang pada standar yang anda miliki. Orang lain memiliki nilai yang berbeda dengan anda, dan sekeras apa pun anda mencoba, anda tidak pernah bisa memuaskan semua orang setiap saat. Jangan khawatir jika orang-orang menyebut anda gendut, kurus, pemalas, membosankan, pelit, konyol, dll.. Bertahanlah pada standar yang anda miliki, bukan pada standar yang dimiliki orang lain. Ingatlah nilai-nilai dan standar-standar yang dimiliki umumnya berbeda dalam masyarakat; anda tidak harus menerima nilai dan standar tersebut hanya karena orang-orang di sekitar anda menerimanya.

5.       Tampillah Serapih Mungkin .Meskipun anda hanya memiliki sedikit waktu, pergilah ke kamar mandi untuk memastikan anda tampil rapih. Sisirlah rambut anda, cucilah muka anda, perbaiki riasan wajah anda, luruskan kerah anda, pastikan tidak ada sisa makanan pada gigi anda. Semua hal ini dapat membuat perbedaan antara rasa percaya diri terhadap penampilan anda dan rasa takut anda terhadap penampilan anda.”Sempurnakan penampilan fisik anda; sudah merupakan fakta bahwa penampilan seseorang memainkan peranan penting dalam membangun rasa percaya diri.Meskipun kita tahu apa yang kita miliki dalam diri kitalah yang penting, penampilan fisik anda menentukan impresi orang terhadap diri anda.” (Building Blocks to Self-Confidence, Complete Wellbeing)

6.        Berdoalah Atau Bermeditasi Sejenak .Jika anda percaya pada Yang Maha Kuasa, mengucapkan doa bisa meningkatkan rasa percaya diri anda (anda juga bisa melakukan meditasi selain berdoa).

7.       Reka Ulang .Jika sesuatu terjadi diluar dugaan anda, hal ini cukup mudah menggoyahkan rasa percaya diri anda. Mungkin anda menumpahkan minuman anda, terlambat hadir di sebuah pertemuan penting karena macet, atau seseorang yang ingin anda ajak bicara memberikan tanggapan dingin. Cobalah untuk “mereka ulang” situasi tersebut dan tempatkan pada situasi yang lebih positif. Seringkali suatu kejadian menjadi negatif karena persepsi kita sendiri.

8.       Tentukan Langkah Anda Selanjutnya .Jika anda tidak yakin dengan apa yang harus anda lakukan, temukan satu langkah sederhana yang bisa membantu anda untuk terus maju.

9.       Bicaralah Perlahan .Sebuah tips sederhana agar anda terlihat atau menjadi lebih percaya diri adalah dengan bicara perlahan. Jika anda bicara terlalu cepat, anda akan merasa tidak enak karena anda sadar anda bicara terlalu cepat.

10.    Ikut Ambil Bagian. Apapun situasi anda, berusahalah untuk ikut ambil bagian.Meskipun anda merasa tidak banyak yang bisa anda katakan, pikiran dan perspektif anda sangat berharga bagi orang-orang di sekitar anda.Dengan mencoba untuk berbicara setidaknya satu kali dalam setiap diskusi kelompok, anda akan menjadi pembicara yang lebih baik, lebih percaya diri mengutarakan pikiran anda, dan dikenal sebagai seorang pemimpin oleh rekan-rekan anda.

Oky Salindra Dewi

1331010004317

Pengawasan dalam Manajemen

v  PENGERTIAN PENGAWASAN

Pengawasan adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan organisasi atau perusahaan tercapai. Pengawasan membantu penilaian apakah perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengarahan telah dilaksanakan secara efektif.

Definisi pengawasan menurut R.J. Mockler adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan, dan mengambil tindakan koreksi bila diperlukan.

v  TIPE-TIPE PENGAWASAN

Terdapat  tiga tipe pengawasan, yaitu (1) pengawasan pendahuluan, (2) pengawasan tengah berjalan, dan (3) pengawasan umpan balik (akhir)

§  Pengawasan pendahuluan (feedforward control)

Pengawasan sebelum terlaksananya suatu kegiatan ( steering control )

§  Pengawasan tengah berjalan (concurrent control)

Pengawasan yang dilakukan ketika kegiatan sedang berlangsung (Ya-Tidak, screening control)

§  Pengawasan umpan balik (feedback control)

Mengukur hasil dari suatu kegiatan yang telah usai (past-action control)

v  TAHAP-TAHAP PENGAWASAN

§  Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang  digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum, yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu

§  Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

§  Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan laporan, metode, pengujian, dan sampel.

§  Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya
mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.

§   Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada
perbaikan dalam pelaksanaan.

v  PENTINGNYA PENGAWASAN

§  Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb.

§  Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

§  Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

§  Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.

§  Komunikasi

§  Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

v  PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN

§  Merumuskan hasil yang diinginkan

§  Menetapkan petunjuk (predictors) hasil

·         Pengukuran masukan

·         Hasil-hasil pada tahap-tahap permulaan

·         Gejala-gejala

·         Perubahan dalam kondisi yang diasumsikan

§  Menetapkan standar petunjuk dan hasil

§  Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik

§  Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

v  BIDANG PENGAWASAN STRATEGIK

A.Transaksi Keuangan

1.Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.

2.Manajemen Kas (Cash Management)

3.Pengelolaan Biaya (Cost Control)
B.Hubungan Manajer dan Bawahan

Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.
C.Operasi-operasi Produktif 

v  ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL

1)      Manajemen Pengecualian (Management by Exception)

Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.

2)      Management Information System (MIS)

MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan criteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan

v  KARAKTERISTIK PENGAWASAN

1.      Akurat

2.      Tepat waktu

3.      Objektif dan menyeluruh

4.      Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik

5.      Realistik secara ekonomi

6.      Realistik secara organisasional

7.      Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi

8.      Fleksibel

9.      Bersifat petunjuk

10.  Dapat diterima anggota ORGANISASI

Arizal Yuwana

133010004135

1-C

Pengawasan

A.      PENGERTIAN

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

B.      TIPE-TIPE PENGAWASAN

Donnelly (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu :

1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).

Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan Pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.

Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi-deviasi pada kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan pada organisasi-organisasi. Sumber-sumber daya ini harus memenuhi syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang bersangkutan.

Dengan ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya perilaku yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di masa depan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan-­kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman yang baik untuk tindakan masa mendatang.

Pengawasan pendahuluan meliputi; Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia, Pengawasan pendahuluan bahan-bahan, Pengawasan pendahuluan modal dan Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya financial.

2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)

Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.

Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:

·        Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode­-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.

·        Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

3. Pengawasan Feed Back (feed back control)

Pengawasan Feed Back yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.

Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:

·  Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

·  Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis)

·  Pengawasan Kualitas (Quality Control)

·  Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

C.      TAHAP-TAHAP PROSES PENGAWASAN

1. Tahap Penetapan Standar

Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :

a. standar phisik

b. standar moneter

c. standar waktu

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan  mengapa bisa terjadi demikian,  juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.

5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:

a. Menetapkan Standar

Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.

b. Mengukur Kinerja

Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.

c. Memperbaiki Penyimpangan

Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:

1.      Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.

2.      Mengukur pelaksanaan.

3.      Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.

4.      Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.

D.      PENTINGNYA PENGAWASAN

Suatu prganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :

1. Perubahan lingkungan organisasi

Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

2. Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

3. Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan

Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

4. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.

5. Komunikasi

6. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

E.       PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN

Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:

1. Merumuskan hasil yang di inginkan

Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.

2. Menetapkan penunjuk hasil

Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan: Pengukuran input, Hasil pada tahap awal, Gejala yang dihadapi

3. Kondisi perubahan yang diasumsikan

Menetapkan standar penunjuk dan hasil .Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.

4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik

Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.

5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa proses pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen.

F.       BIDANG-BIDANG PENGAWASAN STRATEGIK      

Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :

1. Transaksi Keuangan

2. Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

3. Manajemen Kas (Cash Management)

4. Pengelolaan Biaya (Cost Control)

G.      ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL

Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :

1. Manajemen Pengecualian (Management by Exception)

Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.

2. Management Information System (MIS)

MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif. MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu : Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah,  Tahap desain konseptual, Tahap desain terperinci, Tahap implementasi akhir.

Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :

a.      Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan

b.      Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system

c.      Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi

d.      Adanya pengujian pendahuluan

e.      Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system

Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :

a.      Pengawasan terhadap kegiatan yang benar

b.      Tepat waktu dalam pemakainya

c.      Menekan biaya secara efektif

d.      System yang digunakan harus tepat dan akurat

e.      Dapat diterima oleh yang bersangkutan

3. Analisa Rasio

Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.

4. Penganggaran

Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.

Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.

Sumber : http://denihasri.blogspot.com/2013/06/makalah-fungsi-pengawasan-dalam.html

Cahaya Reamala Purwanto

133010004128